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公司内部资料管理系统介绍及功能说明

百恒网络 2014-07-14 2323

随着信息化进程,公司内部文件资料[内部文件、项目文案资料、项目设计资料、营销培训资料等]管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文件资料管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文件存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文件资料版本管理混乱;资料安全缺乏保障;资料无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文件资料管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

一、功能介绍:

内部文件资料管理系统作为一个统一的信息管理机制,应具有下述功能:

① 集中存储,统一的文档共享

② 权限管理,可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制,控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作

③ 全文索引,可以索引文件内容,快速从海量资料中精准查找所需文件

④ 文档审计,描述了文档生命周期全过程中的每一个动作,包括操作人、动作、日期时间等信息,通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

⑤ 版本管理,文档关联多版本,避免错误版本的使用,同时支持历史版本的查看、回退与下载。

⑥ 自动编号,可自由组合设计编号规则。

⑦ 锁定保护,文档作者和管理权用户可将文档锁定,确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时,可以解锁,保证文档的正常操作。

⑧ 规则应用,系统支持为目录设定规则,指定动作、条件和操作,当动作触发符合设定的条件,系统则自动执行规则的操作。

⑨ 数据备份,支持数据库备份和完整数据备份双重保护,全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置,到达指定时刻,系统自动执行备份操作。

⑩ 统计报表,自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况.

二、技术架构图:

技术架构图


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